לקוחות ועמיתים יקרים,

ברצוננו להביא לידיעתכם כי בעקבות מצב החירום בו מדינת ישראל שרויה עקב מלחמת "חרבות ברזל", ביום 17 באוקטובר, 2023, פרסמה הרשות להגנת הפרטיות ("הרשות") הבהרה בנוגע לרישום מזורז של מאגרי מידע אשר מוקמים בימים אלה.

כידוע, סעיף 8(ג) לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, קובע כי יש לרשום מאגר מידע ממוחשב אצל רשם מאגרי המידע תחת הרשות, זאת בהתקיים אחד מהתנאים הבאים: המאגר מכיל מידע רגיש; המאגר מכיל מידע אודות יותר מ-10,000 אנשים; המאגר כולל מידע על אנשים, והמידע לא נמסר על ידיהם, מטעמם או בהסכמתם; המאגר שייך לגוף ציבורי; ו-המאגר משמש לשירותי דיוור ישיר.

הליך הרישום הרגיל של מאגר מידע בישראל הוא הליך אדמיניסטרטיבי בעיקרו, במסגרתו יש למלא טפסים סטטוטוריים ולהגישם לרשות.

בעת מצב החירום הנוכחי, גופים שונים מציעים את סיועם לציבור ובכלל זה לאוכלוסיות הנפגעות, לחיילים וכו'. עזרה זו כרוכה לעיתים באיסוף מידע אישי על אודות המעורבים (מקבלי הסיוע או המסייעים), ובהתקיים התנאים האמורים לעיל עולה גם הצורך לרשום כדין את אותם מאגרים חדשים. עם זאת, מתוך הבנה כי הליך הרישום הרגיל עשוי להקשות על פעילותם המבורכת של אותם גופים, אשר זמנם מוקדש לסיוע לציבור בעת משבר, הרשות החליטה להקל על הליך הרישום. בהתאם לכך, מציעה הרשות אלטרנטיבה של רישום מאגר באופן מזורז, בכפוף לתנאים המפורטים להלן:

• תחולה – ההליך המזורז תקף רק לגבי מאגרים שהוקמו במהלך מלחמת "חרבות ברזל", ואשר מטרתם הינה בעלת זיקה למלחמה הנוכחית.
• אופן ביצוע הרישום – על מנת לבצע את הרישום, יש לפנות באופן טלפוני למחלקת הרישום ברשות. במסגרת השיחה, בעל המאגר יתבקש למסור פרטים כלליים מינימאליים אודות המאגר נשוא הבקשה. אולם יובהר כי הרשות תטפל בכל רישום בהתאם לנסיבות המקרה, ועל כן המידע שיתבקשו בעלי מאגרים למסור עשוי להשתנות בין הבקשות שונות, זאת בהתאם לשיקול דעתה של הרשות. כמו כן, יתכן כי בעל המאגר יתבקש להעביר מסמכים רלוונטיים בהתאם לצורך ולשיקול דעתה של הרשות. יובהר כי אופן רישום זה מייתר את מילוי הטפסים הסטטוטוריים, זאת בכפוף לתנאי שלהלן.
• תוקף הרישום – הרישום הינו זמני בלבד, ותחולתו חלה לתקופת מלחמת "חרבות ברזל". בהמשך, כאשר יתייתר הרציונל לרישום המזורז, יידרש רישום של המאגר במסגרת ההליך הרגיל.

נשמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה או הבהרה בנושא​. 

בברכה,

הרצוג פוקס ונאמן